Payroll Outsourcing: Mengapa Bisnis Perlu Menggunakannya?

Sistem penggajian yang kurang optimal, dapat menyebabkan pembayaran upah jadi terlambat. Alhasil, karyawan tidak bisa mendapatkan haknya tepat waktu. 

Apabila gaji terus tertunda, karyawan bisa kehilangan motivasi bekerja yang berdampak pada penurunan produktivitas hingga pengunduran diri. 

Perusahaan perlu mengambil langkah untuk menghindari hal tersebut dengan meningkatkan sistem penggajian dengan berinvestasi pada tools atau menggunakan jasa payroll outsourcing. 

Sebelum memilih jasa pihak ketiga, berikut informasi yang perlu Anda ketahui agar bisa memilih perusahaan outsourcing yang tepat. 

Apa itu payroll outsourcing?

Payroll outsourcing adalah layanan yang membantu perusahaan memanajemen proses penggajian secara otomatis dan tepat waktu. Dengan alihdaya penggajian, perusahaan memastikan karyawan mendapatkan upah sesuai tanggal yang telah disepakati. 

Fungsi payroll bukan hanya mendistribusikan gaji dan kompensasi. Aktivitas lainnya mencakup mengumpulkan informasi karyawan, mengelola pembayaran otomatis, melakukan setoran, membagikan slip gaji, dan mengatur potongan terkait perpajakan. 

Proses penggajian seperti ini bisa memakan waktu, sehingga sebagian perusahaan memilih mengalihdayakan payroll pada pihak ketiga karena efektif dan efisien. 

Berdasarkan survey American Payroll Association melansir Fit Small Business, lebih dari 90% pekerja mengatakan mereka selalu menerima gaji tepat waktu.

Karena keuntungan inilah mengapa perusahaan perlu mempertimbangkan outsourcing untuk mencegah dampak akibat keterlambatan gaji karyawan. 

Keuntungan menggunakan payroll outsourcing

Alihdaya penggajian dengan pihak ketiga memberikan keuntungan bagi Anda. Beberapa diantaranya: 

1. Menekan pengeluaran perusahaan 

Alih-alih mempekerjakan lebih banyak karyawan untuk mengelola penggajian, perusahaan bisa mengalokasikan dana untuk menggunakan jasa payroll outsourcing. Dengan menyerahkan proses penggajian ke pihak ketiga, perusahaan juga menghemat biaya akibat kesalahan atau berinvestasi pada tools payroll yang mahal. 

2. Hemat waktu 

Penggajian dengan cara manual memakan waktu. Ini karena tim payroll perlu mengumpulkan informasi seputar cuti berbayar, pajak penghasilan, waktu istirahat yang tidak dibayar, dan lain sebagainya sebelum mendistribusikan gaji. 

Alihdaya penggajian menawarkan keuntungan berupa hemat waktu, sebab perusahaan tidak perlu melalui proses di atas. Outsourcing-lah yang akan mengumpulkan data karyawan, menghitung potongan, menambahkan potongan pajak hingga mendistribusikan gaji. 

3. Meningkatkan fokus pada business core 

Karyawan internal dapat fokus pada fungsi inti bisnis karena penggajian sudah diserahkan pada perusahaan alihdaya. Anda bisa memprioritaskan waktu, biaya, dan sumber daya untuk kegiatan yang berdampak langsung pada proses bisnis. 

4. Mengelola pajak dengan akurat 

Perusahaan alihdaya yang berspesialisasi dalam menangani penggajian, memahami peraturan dan undang-undang setempat. Outsourcing memastikan perusahaan menaati aturan terkait pajak sehingga terhindar dari masalah hukum. 

5. Menawarkan keamanan tinggi

Data karyawan sangat vital dan harus diproteksi dengan sistem yang andal. Perusahaan outsourcing menawarkan keamanan informasi pribadi seperti rekening bank dengan fitur enkripsi sehingga data mereka tetap aman. 

Selain itu, menggunakan layanan dari outsourcing, Anda juga terhindar dari masalah dan perawatan software payroll yang mahal.

Pertimbangan saat memilih payroll outsourcing

Perusahaan harus selektif ketika memilih penyedia payroll outsourcing. Hal ini akan mencegah dari risiko kerugian akibat pihak ketiga yang kurang kompeten. Berikut yang perlu Anda pertimbangkan: 

1. Reputasi dan keahlian penyedia outsourcing

Pertimbangan pertama adalah reputasi dan keahlian (expertise) penyedia outsourcing. Hal ini nantinya berdampak pada pengelolaan gaji di perusahaan Anda. 

Pelajari reputasi dan pengalaman outsourcing dengan melihat review atau testimoni klien untuk menilai kepuasan pelanggan. Luangkan waktu untuk memastikan bahwa pihak outsourcing memiliki kredibilitas tinggi. 

2. Keamanan 

Karena berkaitan dengan uang dan data karyawan, Anda perlu memastikan pihak ketiga memiliki keamanan sistem yang kuat, sehingga terhindar dari risiko kebocoran informasi yang merugikan. Selain itu, pastikan penyedia outsourcing harus menjamin keamanan dari masalah hukum akibat pelanggaran penggunaan data pribadi.

3. Layanan bantuan 

Bagian penting berikutnya adalah layanan bantuan. Outsourcing yang baik memberikan support pada klien di manapun dan kapanpun ketika ada masalah darurat. 

4. Pengetahuan tentang pajak

Mengelola pajak termasuk dalam kegiatan payroll. Undang-Undang di suatu negara terus berubah begitu pula kebijakan mengenai pajak. Tim outsourcing harus tetap up to date dengan informasi terkait aturan dan menaati regulasi baru yang berlaku. 

5. Sistem dan teknologi

Satu bagian krusial adalah sistem dan teknologi yang perusahaan outsourcing miliki. Perusahaan dengan sistem dan teknologi memadai memberikan keamanan pada klien dari risiko kehilangan informasi akibat kerusakan sistem.

Mengapa memilih Big Fish Hunter Indonesia sebagai penyedia layanan payroll outsourcing terpercaya

Berdiri sejak 2018, Big Fish Hunter telah membantu lebih dari 10 perusahaan besar memenuhi kebutuhan di perusahaannya.  

Kami menawarkan layanan payroll outsourcing terbaik, sehingga Anda tidak perlu lagi kewalahan dengan perhitungan yang rumit dan mengelola gaji karyawan. 

Bantuan manajemen tersedia on-site dan remote dengan layanan multibahasa, memungkinkan Anda mendapat bantuan untuk keadaan darurat dengan responsif. 
Konsultasi kebutuhan Anda dengan ahli kami di sini untuk mendapat layanan yang sesuai.